ZMIANY W NORMIE ISO 9001:2015

 

Rok 2015 był rokiem dużych zmian jeżeli chodzi o normy dotyczące systemów zarządzania jakością i środowiskiem. Wynika to przede wszystkim z wydania Dyrektywy ISO/IEC, w której zapisane są zasady opracowywania Norm Międzynarodowych i innych publikacji.

W roku 2015 znowelizowana została norma ISO 9001 w oparciu o wytyczne „Skonsolidowanego Suplementu ISO – Procedury Specyficzne dla ISO”. Zmieniła sie nie tylko jej struktura, terminy i definicje, ale i główne wymagania.

W chwili obecnej norma obejmuje poniższe rodziały:

4. Kontekst organizacji
5. Przywództwo
6. Planowanie
7. Wsparcie
8. Działania operacyjne
9. Ocena efektów działania
10. Doskonalenie

Rozdziały te uporządkowane są zgodnie z cyklem Deminga – Plan-Do-Check-Act:

 Cykl Deminga – Plan-Do-Check-Act

Pierwszym ważnym wymaganiem, które do tej pory nie było zdefiniowane, jest konieczność określenia kontekstu organizacji oraz wymagań stron zainteresowanych. Kontekst organizacji wymaga zatem zdefiniowania zarówno czynników wewnętrznych jak i zewnętrznych, które mogą być istotne dla celu organizacji oraz kierunku jej działania. Jednym z rozwiązań może być przeprowadzenie analizy SWOT. Nie oznacza to jednak, że kontekst organizacji ma być udokumentowaną informacją – nie ma formlanie takiego wymagania (w nowym wydaniu normy pojęcie to jest stosowane zmiast „dokument”, „zapis”). Należy także określić strony zainteresowane ważne z punktu widzenia organizacji oraz jej systemu zarządzania jakością a także ich wymagania. Podobnie jak kontekst organizacji, nie musi być to udokumentowana informacja.

Drugą ważną zmianę stanowi szeroko pojęte zarządzanie ryzykiem. Norma wymaga aby określić zarówno ryzyka jak i szanse oraz działania z nich wynikające wraz z oceną skuteczności tych działań. Można tutaj skorzystać z rozwiązań opisanych w normie PN-ISO 31000:2012 „Zarządzanie ryzykiem – zasady i wytyczne”. Co ciekawe, nie wymagana jest tutaj udokumentowana informacja.

Do tej pory w każdej organizacji, posiadającej wdrożoną normę ISO 9001:2008 powinien być wyznaczony Przedstawiciel Kierownictwa, który nie tylko zapewniał ustanowienie, wdrożenie i utrzymywanie procesów systemu zarządzania jakością czy przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania jakością ale także upowszechnianie w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta. W nowym wydaniu normy nie ma obowiązku powołania Przedstawiciela Kierownictwa. Nie oznacza to jednak, że takie stanowisko przestanie mieć rację bytu – raczej zmieni się jego rola w organizacji. Nadal będzie potrzebna osoba, która będzie koordynowała audyty wewnętrzne czy zewnętrzne lub przygotowywała dokumentację do przeglądu zarządzania.
Z mojego doświadczenia wynika, że bardzo często Przedstawiciel Kierownictwa „wyręczał” kierownictwo w zakresie obowiązków dotyczących systemu zarządzania jakością czy środowiskiem. Brak wymagania odnośnie powołania takiego Przedstawiciela spowoduje zatem położenie więszkego akcentu na najwyższym kierownictwie jako na osobach odpowiedzialnych za system.

Istotną też zmianą jest wdrożenie podejścia procesowego w znacznie większym stopniu niż w poprzednim wydaniu. Przede wszystkim należy najpierw określić jakie procesy funkcjonują w danej organizacji i ich sekwencję, później zdefiniować ich wejścia i wyjścia, odpowiedzialności, zasoby, monitorować je i oceniać pod względem funkcjonowania, np. poprzez wskaźniki. Należy także uwzględnić ryzyka i szanse. W praktyce można zatem stworzyć tzw. mapę procesów oraz karty procesów np. wg diagramu żółwia:

 w

System zarządzania jakością nie wymaga już Księgi Jakości ani udokumentowanych procedur. Zakres dokumentacji prawie w całości zależy zatem od organizacji – norma stawia nieliczne wymagania odnośnie tego, jakie informacje mają być udokumentowane. Jeżeli już organizacje mają opracowaną Księgę Jakości oraz procedury, które są „żywym” i przydatnym organizacji dokumentem, warto je utrzymać. Z formalnego punktu widzenia jednak nie ma takiego obowiązku.

W punkcie 7 normy ISO 9001:2015 pojawia się nowe wymaganie odnośnie zarządzania wiedzą organizacji, jej know-how. W tym przypadku należy określić jakie wiedza jest niezbędna organizacji , aby jej procesy mogły poprawnie funkcjonować oraz jak powinna być ona utrzymywana i udostępniana. Można tutaj zastosować rozwiązania stosowane powszechnie w branży motoryzacyjnej, takie jak FMEA, Lessons Learned (lekcje nauczone), portale wiedzy.

Moim zdaniem wyżej wymienione zmiany są istotne z punktu widzenia biznesu organizacji. Głównym celem tych zmian jest to, aby system pomagał zarządzać organizacją, aby stanowił wsparcie dla biznesu a nie był tylko sztucznym tworem zapisanym na papierze. Należy jednak pamiętać, że organizację tworzą ludzie i to od ich zaangażowania i nastwienia zależy jak system funkcjonuje.

Jeżeli chcielibyście Państwo dowiedzieć się więcej na temat zmian w normie ISO 9001 i praktycznych rozwiązań pozwalających dostosować Wasz istniejących system do wymagań nowej normy, jestem do Państwa dyspozycji. Czekam zatem na kontakt i mam nadzieję, że nawiążemy długoletnią współpracę.

Joanna Kucharska-Cichoń